GDPR - personuppgiftspolicy 

Din integritet är viktig för oss. 

Målsättningen är att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter eller annan viktig information till Socialt Skyddsnät i Sverige AB. Vi har vidtagit alla rimliga och lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter sker utifrån gällande lagstiftning samt de interna riktlinjer och rutiner som gäller inom Socialt Skyddsnät i Sverige AB. Med begreppet "behandling" menas all hantering av personuppgifter som sker inom Socialt Skyddsnät i Sverige AB.

• Personuppgiftsansvarig
Socialt Skyddsnät i Sverige AB är personuppgiftsansvarig för all behandling av personuppgifter och annan viktig information som sker inom organisationen. Behandling kan också komma att göras av annan part på uppdrag av Socialt Skyddsnät i Sverige AB.

• Vems personuppgifter behandlar vi?

Vår verksamhet hanterar mängder av personuppgifter beroende på vilket område personer förekommer. Vi är skyldiga att följa aktuell lagstiftning av dataskyddsförordningen. Beroende på vilken målgrupp du tillhör när du kommer i kontakt med oss har vi olika rutiner vid hantering för dina personuppgifter.

• Klienter

Med klienter menar vi personer som har beviljats insatser från Socialtjänsten inom våra verksamheter. Vi är skyldiga att följa dataskyddsförordningen men också de lagbestämmelser som regleras i Socialtjänstlagen (2001:453) samt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). När vi ingår avtal med kommunen för att kunna utföra den vård du har beviljats behandlas dina personuppgifter. Detta görs för att säkerställa att du får ett gott och säkert omhändertagande.  Vi behandlar uppgifter inom journalföring avseende genomförda insatser, fakturering av genomförda insatser samt hantering av synpunkter och klagomål.

I de flesta fall så dokumenteras dina uppgifter i journalsystemet Rätt Spår. Rätt spår är ett journalsystem som är godkänd av Socialstyrelsen och som kräver tvåfakturering vid inlogg. Du som klient erbjuds att få ett eget inlogg till din digitala akt för att följa upp vår dokumentation. I journalsystemet är det enbart den personal som arbetar i ditt ärende som har tillgång till dina uppgifter. Vi består av flera verksamheter men vår personal har inte tillgång till klienters personuppgifter som är aktuella i en annan verksamhet.

För att säkerställa ditt skydd ska samtliga anställda, både personal men också jour- och familjehem, skriva under ett avtal om tystnadsplikt som de är skyldiga att följa. Att bryta mot avtalet medför ett sekretessbrott. 

I de fall där du har skyddade personuppgifter utges inte ditt personnummer i systemet. Om det bedöms att det finns en allt för hög risk att föra dokumentation digitalt på grund av allvarligt våld kan vi besluta om att enbart föra dokumentation i din fysiska akt som förvaras i ett låst arkivskåp. 

De uppgifter som vi behandlar är personnummer, namn, adress, men också annan viktig information om din och, i förekommande fall, dina barns situation.

Digitala journalanteckningar överlämnas till berörd kommun omgående efter avslutad insats Din fysiska akt förvaras i fem år och gallras sedan med undantag om du är född datum 05, 15 eller 25. Denna dokumentation vidarebefordras till Riksarkivet för framtida forskning.

• Familje- och jourhem

Ansöker du om uppdrag hos oss för familje- och jourhem så samtycker du till att vi får spara dina personuppgifter samt känslig information om dig. Detta på grund av att vi har ett lagstadgat ansvar att utreda samtliga jour- och familjehem innan de får ta uppdrag ifrån oss. Att arbeta som jour- och familjehem innebär ett stort ansvar. Vi är skyldiga att utföra en gedigen bakgrundskoll på dig för att säkerställa att du är lämplig inför uppdraget. Om du inte vill lämna ut känsliga uppgifter kan du tyvärr inte ta an uppdrag från oss. 

Dina uppgifter sparas i systemet Microsoft 365 vilket är ett krypterat datamoln med tvåfakturering. Den utredning vi utför på dig, dina uppgifter du lämnar vid ansökan via mejl samt de registreringsbevis du lämnar till oss för att säkerställa att det inte finns några avvikelser är något du samtycker till för att kunna ta an uppdraget hos oss. Dina personuppgifter kan kommas att ges ut till Socialtjänsten vid placeringsförfrågan. Socialtjänsten omfattas av offentlighet- och sekretesslagstiftningen och är skyldiga att följa detsamma lagar för att skydda dina personuppgifter.  Dina uppgifter kommer även sparas i journalsystemet Rätt Spår. 

Om du avslutar ditt uppdrag hos oss gallrar vi den dokumentation vi har om dig.

• Kontakt via vårt formulär

Du som privatperson och yrkesverksam kan kontakta oss via våra formulär på hemsidan. Kontaktar du oss får vi en notis i vår mejl som omfattas av Microsoft 365. Ansöker du om medlemsskap på vår hemsida så sparas du i vårt medlemsregister som hanteras av Webnode. Det är frivilligt att skriva sina personuppgifter i kontakt med oss och om du gör det samtycker du till att dessa lagras i våra system.

Avvikelse- och klagomålshantering

I våra verksamheter behandlar vi personuppgifter för att hantera avvikelser, synpunkter, klagomål och reklamationer. Den rättsliga grunden för att få behandla personuppgifter vid Lex Sarah-ärenden finns i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, vid Lex Maria-ärenden i patientdatalagen och i övriga fall är grunden intresseavvägning.

Vem har tillgång till uppgifterna

Uppgifter som behandlas kan komma att lämnas ut till utomstående, det vill säga till personer eller organisationer utanför Socialt Skyddsnät i Sverige AB. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert vid överföring till eller delning med utomstående. Om en avvikelse har skett som kunde ha riskerat till ett allvarligt missförhållanden eller medfört ett allvarligt missförhållande i vår verksamhet är vi skyldiga att upprätta en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg. Dessa handlingar blir offentliga men dina personuppgifter skyddas. 

Underleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning

Vi anlitar ibland underleverantörer av IT-tjänster, fastighetsservice samt olika konsulttjänster och för att utföra sitt uppdrag behöver dessa underleverantörer tillgång till dina personuppgifter. För att säkerställa en säker och laglig behandling av personuppgifterna upprättas i vissa fall ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal som innebär att underleverantörerna är skyldiga att följa Socialt Skyddsnät i Sverige ABs instruktioner och har inte rätt att lämna ut dina personuppgifter till någon annan eller att använda uppgifterna för andra ändamål än vad som omfattas av avtalet. Underleverantörerna är också skyldiga att vidta vissa tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Tystnadsplikt

Dina personuppgifter omfattas av tystnadsplikt enligt bestämmelserna i patientsäkerhetslagen och socialtjänstlagen.

Samtycke

Om du lämnat ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Har du återkallat ditt samtycke kommer vi inte att behandla några ytterligare personuppgifter, om det inte finns annan rättslig grund än ditt samtycke.

Dina rättigheter

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter som behandlas av Socialt Skyddsnät i Sverige AB och detta kallas registerutdrag.

Du har dessutom rätt att

1. begära rättelse av felaktig eller ofullständig uppgift,

2. begära radering eller begränsning av behandlingen av personuppgifter,

3. invända mot behandlingen,

4. om behandling av personuppgifter sker med stöd av avtal eller samtycke har du rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som du själv har lämnat till Socialt Skyddsnät i Sverige AB. Du har också rätt att få personuppgifterna överförda direkt till annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt (dataportabilitet),

5. klaga på behandlingen till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet för personuppgiftsbehandling.

Om du begär att få ett registerutdrag, begär och/eller har invändningar enligt 1 - 5 ovan, prövar Socialt Skyddsnät i Sverige AB varje begäran/invändning. I vissa fall kan Socialt Skyddsnät i Sverige AB inte radera uppgifter, eller begränsa behandlingen av dessa. Förklaringen kan vara att uppgifterna behöver sparas med hänvisning till ett avtalsförhållande eller att Socialt Skyddsnät i Sverige AB enligt lag ska behandla dina uppgifter, exempelvis inom vård och omsorg.

Kontakt

Om du har frågor om behandling av personuppgifter inom Socialt Skyddsnät i Sverige AB vänder du dig till info@socialtskyddsnat.se